Premiers pas

Vos premiers pas avec le système administratif Shark

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Shark Media & Sport vous souhaite la bienvenue et vous remercie de nous avoir choisi afin de pouvoir vous aider à administrer les activités de votre organisation.

Vous trouverez sur ce site plusieurs informations importantes concernant les différentes sections du système administratif. Nous vous invitons à vous y référer régulièrement si vous avez des questions concernant le fonctionnement d’une section.

Le but de cette page est de vous indiquer quels sont les premiers pas à travailler afin que vous puissiez faire fonctionner rapidement votre ligue sur notre plateforme de gestion.

Quelques points importants avant de débuter :

  • Lorsque vous arrivez sur le système administratif pour la première fois, vous verrez que le tout est divisé en trois sections (colonnes). Ces colonnes sont GÉNÉRAL, MA LIGUE et MON SITE.
  • La colonne GÉNÉRAL comprend toutes les sections qui concernent l’administration et la configuration de votre organisation. (administrateurs, configurations générales, catégories, arénas/terrains, positions des joueurs, caisse et plus…)
  • La colonne MA LIGUE comprend tout ce qui concerne les activités de votre organisation. (saisons/tournois, calendrier, live game, équipes, joueurs et entraîneurs. superviseurs, inscription en ligne équipes ou joueurs, et plus…)
  • La colonne MON SITE comprend tout ce que vous voulez afficher sur votre site en frais de nouvelles, de pages, de messages importants, et bien plus… (En passant, contactez-nous pour obtenir des informations sur notre nouveau modèle de site Internet qui utilise des fonctionnalités différentes de celles proposées dans Shark.)

 

Voici les sections importantes que vous allez devoir travailler en priorité pour que votre système soit fonctionnel rapidement. Avec chaque section, vous aurez l’explication de ce que vous devez faire ainsi que le lien pour obtenir les informations sur cette section.

COMMENT CONFIGURER RAPIDEMENT MA LIGUE

1 – Configuration des administrateurs : Dans cette section, vous pourrez déterminer les utilisateurs qui pourront administrer le système Shark.

2 – Configurations générales : Dans cette section, vous pourrez configurer votre système administratif à plusieurs niveaux.

3 – Configuration des catégories : Dans cette section, vous pourrez aller déterminer les différentes catégories offertes par votre organisation.

4 – Configuration des arénas / terrains : Dans cette section, vous pourrez aller configurer les endroits où se déroulent les activités de votre organisation.

5 – Configuration des saisons / tournois : Dans cette section, vous pourrez aller créer les saisons et y ajouter vos catégories et vos équipes pour faire fonctionner votre saison.

6 – Configuration des équipes : Dans cette section, vous pourrez aller créer vos équipes qui prendront part à la saison de votre organisation.

7 – Configuration des joueurs et entraîneurs : Dans cette section, vous pourrez aller ajouter vos joueurs et vos entraîneurs afin de pouvoir les ajouter à vos équipes.

8 – Configuration des superviseurs : Dans cette section, vous pourrez aller ajouter les noms et les fonctions de vos officiels (arbitres, juges de ligne, autres officiels) de votre organisation.

9 – Création du calendrier : Dans cette section, vous saurez les étapes à suivre pour créer des matchs au calendrier de votre ligue.

10 – Utilisation du LIVE GAME pour marquer les matchs en direct : Dans cette section, vous saurez les étapes à suivre afin d’utiliser le module LIVE GAME qui sert pour marquer les matchs de votre ligue en direct.

 

Maintenant que vous avez travaillé sur les points indiqués ci-haut, vous pourrez maintenant configurer d’autres sections importantes pour le bon fonctionnement de votre ligue, ce qu’on appelle les configurations avancées. (Il est important de noter que ces explications s’appliquent aux organisations qui vont utiliser ces différentes sections. Pour en savoir davantage sur ces points, contactez le service à la clientèle de Shark Media & Sport.)

Voici ces sections :

COMMENT CONFIGURER MON SYSTÈME DE CAISSE

Si votre ligue utilise le système de paiement et des inscriptions en ligne, vous trouverez les différentes étapes à suivre ci-dessous.

Vous trouverez les différentes options du système de caisse dans l’encadré situé dans la portion du haut, à votre droite.

1 – Configuration : Dans cette section, vous pourrez indiquer les coordonnées complètes de votre ligue qui se retrouveront sur les factures de vos clients. (informations, coordonnées, contact, logo)

2 – Configuration des catégories de produits : Dans cette section, vous pourrez configurer les différentes catégories de produits. (La plus commune est inscription.)

3 – Configuration des unités de mesure : Dans cette section, vous pourrez configurer les unités de mesure qui sont essentielles à la création de vos produits. (La plus commune est vente à l’unité.)

4 – Configuration des taxes : Dans cette section, vous pourrez configurer les taxes fédérales et/ou provinciales avec les bons taux de taxation. (Si votre ligue n’applique pas les taxes, passez à l’étape suivante.)

5 – Configuration des produits : Dans cette section, vous pourrez créer vos produits suite à la configuration des catégories de produits, des unités de mesure et des taxes. Vous ne pourrez pas créer de produits si vous n’avez pas suivi les étapes ci-haut.

6 – Ajouter des clients : Lorsque les étapes précédentes sont créées, vous pouvez ajouter des clients manuellement, si vous le désirez, afin d’effectuer des ventes dans votre système de caisse. Quand le client créé son compte en ligne, il se retrouve automatiquement dans l’option CLIENTS de votre caisse.

7 – Effectuer ou vérifier des encaissements : Lorsque votre système de caisse est pleinement fonctionnel, vous pouvez effectuer des encaissements pour vos clients ou vérifier si un encaissement a été effectué en ligne.

 

COMMENT CONFIGURER MES INSCRIPTIONS EN LIGNE

Dans le système administratif Shark, il est possible de configurer des inscriptions en ligne pour vos équipes ou des inscriptions individuelles.

Voici les différentes étapes à suivre afin de procéder. Certaines étapes se répètent, mais nous préférons vous les indiquer quand même afin que vous n’oubliez aucune d’entre elles.

1 – Configuration des catégories : Dans cette section, vous pourrez aller déterminer les différentes catégories offertes par votre organisation.

2 – Configuration des saisons / tournois : Dans cette section, vous pourrez aller créer les saisons et y ajouter vos catégories et vos équipes pour faire fonctionner votre saison.

3 – Configuration de votre système de caisse avec toutes les étapes indiquées dans la section précédente si votre ligue prend les paiements en ligne.

4 – Création d’une page afin d’insérer votre formulaire : Dans cette section, vous devrez créer une page afin de pouvoir y ajouter le formulaire configurable que vous aurez créé.

5 – Création ou modification du formulaire configurable : La création d’un formulaire configurable (formulaire d’inscription) est technique et demande beaucoup d’attention. Prenez le temps voulu afin de bien le configurer et n’hésitez pas à contacter notre service à la clientèle pour des questions plus techniques.

6 – Ajouter la page au menu configurable : Dans cette section, vous saurez comment aller ajouter votre page qui contient votre formulaire configurable à un élément du menu configurable afin qu’il soit visible sur votre site Internet.

De plus, lorsque tout a bien été configuré pour vos inscriptions en ligne, vous verrez apparaître une barre d’options dans le haut de votre site Internet. Vos clients pourront se connecter à leur compte ou créer un compte s’ils n’en ont pas.

 

COMMENT PROCÉDER À L’APPROBATION OU AU REFUS DES INSCRIPTIONS D’ÉQUIPES, DES JOUEURS ET DES ALIGNEMENTS

Lorsque vos inscriptions en ligne sont lancées, vous aurez à aller procéder à l’approbation ou au refus des joueurs de votre ligue ou des équipes selon le type d’inscription. Dans le cas des inscriptions d’équipes, vos clients pourront aller entrer leurs alignements que vous devrez approuver ou refuser par la suite.

Voici ce que vous devrez faire.

1 – Pour les inscriptions en ligne – joueurs : Dans cette section, vous saurez comment aller approuver ou refuser l’inscription d’un joueur au sein de votre ligue.

2 – Pour les inscriptions en ligne – équipes : Dans cette section, vous saurez comment aller approuver ou refuser l’inscription d’une équipe au sein de votre ligue.

3 – Pour l’approbation des alignements : Dans cette section, vous saurez comment aller approuver ou refuser l’alignement d’une équipe inscrite dans votre ligue.

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