Dans cette section, nous allons vous présenter ce qu’on peut retrouver dans le module de caisse du système de gestion Shark.
Chaque point sera l’objet d’une section (ou question) sur le fonctionnement sur ce site de documentation.
Ces points sont la page d’accueil (bien évidemment) ainsi que les sections configurations, clients, produits, catégories de produits, unités de mesure, taxes, factures et encaissements.
Ces dernières se retrouvent en cliquant sur la flèche située à la droite du bouton caisse qui est lui-même situé en haut à la droite de votre écran.
Voici les étapes à suivre pour accéder au module de caisse :
Étape 1 : Veuillez vous connecter dans votre système de gestion Shark.
Étape 2 : Cliquez sur l’option caisse de la page d’accueil.
En arrivant sur la page d’accueil du module de caisse, vous voyez qu’il est possible de rechercher le client et rechercher l’équipe ou le joueur selon ce que vous avez choisi en appuyant sur les boutons bleus situés à la droite de l’écran.
Il est possible de faire une transaction directement sur la page d’accueil du module de caisse. Vous pouvez rechercher le produit et utiliser le mode de paiement correspondant.
Il est aussi possible de laisser une note sur cette transaction.
Voyons maintenant les différentes sections du bouton caisse situé en haut à la droite de votre écran…
SECTION CONFIGURATION
(Cette section permet d’inscrire ce que vous voulez qui apparaisse sur la facture de vos clients.)
Informations :
Indiquez le nom de votre ligue ou organisation.
Coordonnées :
Indiquez l’adresse, la ville, le pays, la province et le code postal de votre ligue ou organisation.
Contact :
Indiquez des numéros de téléphone, l’adresse de courriel et le lien URL de votre site Internet de votre ligue ou organisation.
Logo :
Insérez le logo de votre ligue ou organisation.
SECTION CLIENTS
(Cette section permet de faire la recherche de clients qui font affaire avec votre ligue ou organisation. Vous pouvez ajouter des nouveaux clients également.)
Recherche avancée :
Indiquez le nom du client ou de la compagnie ou le numéro de référence pour rechercher le client en question. Lorsque le client est trouvé, vous pouvez accéder à son dossier en cliquant sur l’icône modifier un enregistrement.
Pour créer un nouveau client, il s’agit de cliquer sur le bouton bleu ajouter.
Informations :
Indiquez le nom, le type de client (équipe ou joueur) et un numéro de référence d’un maximum de 25 caractères.
Coordonnées :
Indiquez l’adresse, la ville, le code postal, le pays, la province, le ou les numéros de téléphone ainsi que l’adresse de courriel du client.
Fusion :
Il est possible de fusionner ce client avec un déjà existant au besoin en inscrivant le nom dans RECHERCHER LE CLIENT.
Vous pouvez, aussi, consulter les comptes d’utilisateurs de votre client, vérifier l’historique de facturation et faire un encaissement.
SECTION PRODUITS
(Cette section permet de faire la recherche de produits créés et en ajouter des nouveaux.)
Recherche avancée :
Il est possible de rechercher un produit en entrant le code, la catégorie, le nom ou en vérifiant les produits désactivés ou non.
Pour créer un nouveau produit, il s’agit de cliquer sur le bouton bleu ajouter.
Informations :
Vous pouvez indiquer les informations du produit à commencer par le code du produit, la catégorie, le nom ainsi qu’une image de ce produit si vous le désirez.
Vente :
Vous devez indiquer l’unité de mesure ainsi que le prix avant les taxes.
Inventaire :
Si vous tenez des inventaires de produits, cliquez dans la case inventorié et indiquez la quantité dans l’espace nommé quantité inventaire.
Par la suite, vous pouvez indiquer des prix par quantité et ajouter les taxes dans la barre de menu située sous le nom de la section.
SECTION CATÉGORIE DE PRODUITS
(Cette section permet de créer des catégories pour vos produits.)
En arrivant dans cette section, vous verrez les différentes catégories de produits créées par votre organisation.
Pour créer une nouvelle catégorie de produits, cliquez sur le bouton bleu ajouter.
Tout ce que vous avez à faire, c’est de nommer la catégorie de produits que vous désirez.
N’oubliez pas de cliquer sur enregistrer.
SECTION UNITÉS DE MESURES
(Cette section permet de créer des unités pour relier à vos différents produits.)
En arrivant dans cette section, vous y verrez les différentes unités de mesure créées par votre organisation.
Pour créer une nouvelle unité de mesure, cliquez sur le bouton bleu ajouter.
Vous n’avez qu’à donner un code à cette unité de mesure (maximum 10 caractères) et une description.
SECTION TAXES
(Cette section permet de faire la configuration des différentes taxes en vigueur.)
En arrivant dans cette section, vous verrez les différentes taxes qui ont été configurées par votre organisation.
Pour configurer les taxes, cliquez sur le bouton bleu ajouter.
Informations :
Vous indiquez la description de la taxe en question (TPS, TVQ ou autre) et vous indiquez le numéro de cette taxe pour votre organisation. Cliquez sur enregistrer pour confirmer.
Par la suite, il faut cliquer sur l’option taux située sous le titre de cette section. Vous indiquez les dates de début et de fin, le taux de cette taxe et le chiffre 0 dans la section valeur. Pour le taux de cette taxe, il faut l’indiquer en décimale. (TPS = 0.05 et TVQ = 0.09975)
Vous pourrez configurer les groupes et modules pour vos taxes après cette opération.
En arrivant dans les groupes de taxes, vous verrez la liste de ces groupes.
Pour configurer les groupes de taxes, cliquez sur le bouton bleu ajouter.
Informations :
Indiquez la description de ce groupe de taxes et cliquez sur enregistrer.
Par la suite, vous pouvez cliquer sur l’option taxes située sous le nom de la section.
Cliquez sur le bouton bleu ajouter pour configurer la taxe en question et l’ordre. Généralement, vous devrez configurer votre TPS en lui donnant l’ordre d’importance 1 suivi de la taxe provinciale avec l’ordre 2.
Enfin, il restera à configurer le module des taxes. L’option module est située sous le nom de la section.
Informations :
Indiquez la description et cochez la case par défaut si désiré.
Ensuite, en cliquant sur l’option groupe située sous le nom de cette section, vous pourrez ajouter des groupes de taxes en cliquant sur le bouton bleu ajouter.
Vous sélectionnez le groupe que vous désirez et vous pouvez cliquer la case par défaut si vous le désirez.
SECTION FACTURES
(Cette section permet de voir toutes les factures de l’historique de votre organisation.)
En arrivant dans cette section, vous verrez toutes les factures créées par votre organisation.
Recherche avancée :
Vous pouvez rechercher une facture existante par le numéro de la facture, par date, avec le nom du client ou de la compagnie et le numéro de référence (Ref. Nb).
Par la suite, vous pouvez imprimer, annuler ou supprimer une facture en cliquant sur un des icônes se trouvant à la gauche des factures.
Nous vous recommandons fortement de ne jamais supprimer une facture pour des raisons fiscales et de transparence envers votre organisation et vos membres, surtout dans le cas d’organismes à but non lucratif.
SECTION ENCAISSEMENTS
(Cette section permet de voir l’historique des encaissements de votre organisation.)
En arrivant dans cette section, vous verrez la liste de tous les encaissements reçus par votre organisation.
Recherche avancée :
Vous pouvez rechercher un encaissement par numéro, par date ou par le nom de la personne ou de la compagnie.
Par la suite, vous pouvez annuler ou supprimer un encaissement en cliquant sur un des icônes se trouvant à la gauche de la liste des encaissements.
Nous vous recommandons fortement de ne jamais supprimer un encaissement pour des raisons fiscales et de transparence envers votre organisation et vos membres, surtout dans le cas d’organismes à but non lucratif.