Une des sections les plus importantes lorsque vos équipes font leurs inscriptions en ligne via votre site Internet est la section INSCRIPTION EN LIGNE – ÉQUIPES.
C’est dans cette section que vous pouvez aller refuser ou accepter une équipe qui s’est inscrite dans votre organisation.
Vous pouvez également effectuer des modifications si nécessaire.
Voici ce que vous retrouverez sur la page d’accueil de cette section…
- RECHERCHE AVANCÉE : Dans cet encadré, vous pouvez effectuer votre recherche par saison, adresse de courriel, date, statut ou numéro de facture. Dans le statut, vous pouvez choisir les équipes qui sont approuvées, en attente ou refusées.
- Pour faciliter votre recherche, vous pouvez choisir entre 5 et 100 items par page en cliquant sur la flèche à la droite du chiffre.
- Sous l’option ACTION, vous avez l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT que vous pouvez cliquer pour vous rendre dans le dossier de l’équipe inscrite.
- Les autres options affichées dans la barre noire sont les suivantes : SAISON, CLASSE, CLIENT, ÉQUIPE, RESPONSABLE, COURRIEL, DATE, HEURE PARTIE, STATUT, NO FACTURE et SOLDE.
Quelques explications sur certains options dans la barre de menu de couleur noire…
- CLASSE : C’est la classe (catégorie) sélectionnée par le client lorsqu’il a inscrit son équipe.
- CLIENT : C’est le nom du client que l’on retrouve dans le système de caisse. L’équipe inscrite est liée au nom de ce client.
- ÉQUIPE : Nom de l’équipe.
- RESPONSABLE : C’est le nom du responsable, du capitaine ou du gérant de l’équipe inscrite. (Au hockey-balle, on utilise surtout le terme capitaine tandis qu’au hockey sur glace on parle plus du gérant de l’équipe.)
- COURRIEL : C’est l’adresse de courriel indiquée par la personne qui a rempli le formulaire d’inscription en ligne.
- DATE : Vous trouverez la date de l’inscription de cette équipe.
- HEURE PARTIE : Le système indique même l’heure que la personne a procédé à l’inscription de son équipe.
- STATUT : C’est le statut de l’inscription de cette équipe à savoir si elle est EN ATTENTE, APPROUVÉE ou REFUSÉE.
- NO FACTURE : C’est le numéro de facture reliée à l’inscription de cette équipe. La facture est disponible dans la section CAISSE, entre autres.
- SOLDE : Vous pourrez voir si le client a effectué un paiement ou non. Si un paiement complet a été effectué, le solde apparaîtra en vert. Sinon, il sera affiché en rose.
Petit point intéressant : Si vous cliquez sur l’une des options dans la barre de menu de couleur noire, l’option choisie apparaîtra en ordre croissant ou décroissant (numérique ou alphabétique).
Que se passe-t-il lorsqu’on clique sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT d’une équipe inscrite? Vous aurez quatre options qui apparaîtront sur la barre de menu sous le nom de la section INSCRIPTIONS EN LIGNE – ÉQUIPES.
- En premier lieu, vous arriverez dans l’option MODIFIER où vous verrez les détails sur la date et l’heure de l’inscription. Vous pouvez, aussi, sélectionner une équipe déjà existante s’il s’agit d’une équipe qui existe déjà au sein de votre organisation. (Cliquez sur ENREGISTRER si vous avez sélectionné une équipe déjà existante.)
- Dans l’option DÉTAIL DE L’INSCRIPTION, vous y verrez les détails de l’inscription de cette équipe selon votre formulaire que vous avez fait. Il n’est pas possible de faire des changements.
- Dans l’option LISTE DES PAIEMENTS, vous verrez si le responsable de l’équipe a procédé à un paiement en ligne. Sinon, un encadré de couleur indiquera qu’il n’y a pas eu d’encaissement.
- Enfin, dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS, vous verrez l’inscription que vous pouvez approuver ou non. Vous pourrez aller faire des changements au besoin en cliquant sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT.
Comment approuver ou refuser une équipe dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS et comment changer les informations au besoin?
- Pour approuver une équipe, cliquez sur le crochet vert. (Le système enverra automatiquement un courriel au responsable pour confirmer l’inscription de son équipe ainsi que les autres étapes à suivre.)
- Pour refuser une équipe, cliquez sur l’icône rouge en forme de poubelle. (Le système enverra un message au responsable indiquant que l’inscription est refusée.)
- Pour effectuer une modification dans le dossier de l’équipe, cliquez sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT située à la gauche de la saison.
- Vous pourrez changer la saison ou la catégorie au besoin. N’oubliez pas de cliquer sur ENREGISTRER et vous pourrez accepter cette équipe par la suite en cliquant sur le crochet vert dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS.