Une des sections les plus importantes lorsque vos joueurs font leurs inscriptions en ligne via votre site Internet est la section INSCRIPTION EN LIGNE – JOUEURS.
C’est dans cette section que vous pouvez aller refuser ou accepter un joueur qui s’est inscrit dans votre organisation.
Vous pouvez également effectuer des modifications si nécessaire.
Il est important de noter que vous verrez souvent des parents inscrire leurs enfants sur vos sites Internet, particulièrement au hockey balle et au hockey sur glace.
Voici ce que vous retrouverez sur la page d’accueil de cette section…
- RECHERCHE AVANCÉE : Dans cet encadré, vous pouvez effectuer votre recherche par saison, adresse de courriel, date, statut ou numéro de facture. Dans le statut, vous pouvez choisir les joueurs qui sont approuvés, en attente ou refusés.
- Pour faciliter votre recherche, vous pouvez choisir entre 5 et 100 items par page en cliquant sur la flèche à la droite du chiffre.
- Sous l’option ACTION, vous avez l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT que vous pouvez cliquer pour vous rendre dans le dossier du joueur inscrit.
- Les autres options affichées dans la barre noire sont les suivantes : SAISON, CLASSE, ÉQUIPE, CLIENT, JOUEUR, DATE DE NAISSANCE, COURRIEL, DATE, HEURE, STATUT, NO FACTURE et SOLDE.
Quelques explications sur certains options dans la barre de menu de couleur noire…
- CLASSE : C’est la classe (catégorie) sélectionnée par le joueur lorsqu’il s’est inscrit.
- ÉQUIPE : Nom de l’équipe.
- CLIENT : C’est le nom du client que l’on retrouve dans le système de caisse. Le joueur inscrit est lié au nom de ce client.
- JOUEUR : C’est le nom du joueur inscrit. (Pour les adultes, le nom du joueur peut être le même que le nom du client contrairement aux jeunes.)
- DATE DE NAISSANCE : Vous verrez la date de naissance du joueur dans la forme qui suit. (2018-01-31 = année – mois – jour)
- COURRIEL : C’est l’adresse de courriel indiquée par la personne qui a rempli le formulaire d’inscription en ligne.
- DATE : Vous trouverez la date de l’inscription de ce joueur.
- HEURE : Le système indique même l’heure que la personne a procédé à l’inscription du joueur.
- STATUT : C’est le statut de l’inscription de ce joueur à savoir s’il est EN ATTENTE, APPROUVÉ ou REFUSÉ.
- NO FACTURE : C’est le numéro de facture reliée à l’inscription du joueur. La facture est disponible dans la section CAISSE, entre autres.
- SOLDE : Vous pourrez voir si le client a effectué un paiement ou non. Si un paiement complet a été effectué, le solde apparaîtra en vert. Sinon, il sera affiché en rose.
Petit point intéressant : Si vous cliquez sur l’une des options dans la barre de menu de couleur noire, l’option choisie apparaîtra en ordre croissant ou décroissant (numérique ou alphabétique).
Que se passe-t-il lorsqu’on clique sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT d’un joueur inscrit? Vous aurez quatre options qui apparaîtront sur la barre de menu sous le nom de la section INSCRIPTIONS EN LIGNE – JOUEURS.
- En premier lieu, vous arriverez dans l’option MODIFIER où vous verrez les détails sur la date et l’heure de l’inscription. Vous pouvez, aussi, sélectionner un joueur déjà existant s’il s’agit d’un joueur qui existe déjà au sein de votre organisation. De cette façon, vous éviterez les doublons. (Cliquez sur ENREGISTRER si vous avez sélectionné une équipe déjà existante.)
- Dans l’option DÉTAIL DE L’INSCRIPTION, vous y verrez les détails de l’inscription de ce joueur selon votre formulaire que vous avez fait. Il n’est pas possible de faire des changements.
- Dans l’option LISTE DES PAIEMENTS, vous verrez si le joueur a procédé à un paiement en ligne. Sinon, un encadré de couleur indiquera qu’il n’y a pas eu d’encaissement.
- Enfin, dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS, vous verrez l’inscription que vous pouvez approuver ou non. Vous pourrez aller faire des changements au besoin en cliquant sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT.
Comment approuver ou refuser un joueur dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS et comment changer les informations au besoin?
- Pour approuver un joueur, cliquez sur le crochet vert. (Le système enverra automatiquement un courriel au joueur pour confirmer son inscription ainsi que les autres étapes à suivre.)
- Pour refuser un joueur, cliquez sur l’icône rouge en forme de poubelle. (Le système enverra un message au joueur indiquant que l’inscription est refusée.)
- Pour effectuer une modification dans le dossier du joueur, cliquez sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT située à la gauche de la saison.
- Vous pourrez changer la saison, la catégorie ou l’équipe au besoin. N’oubliez pas de cliquer sur ENREGISTRER et vous pourrez accepter ce joueur par la suite en cliquant sur le crochet vert dans l’option LISTE DES INSCRIPTIONS.