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Comment créer ou modifier un formulaire configurable?

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Un des points les plus techniques du système de gestion Shark est de créer un formulaire configurable.

Lorsqu’il est créé, il est facile d’aller modifier des éléments du formulaire.

Avant de créer un formulaire configurable…

  • Assurez-vous d’avoir créé vos produits dans le système de caisse. (pour ceux qui ont le système de caisse et les transactions en ligne)
  • Assurez-vous d’avoir créé votre saison et d’y avoir mis vos catégories et les équipes, si nécessaire dans ce dernier cas.

Voici les étapes de la création d’un formulaire configurable…

Étape 1 : Veuillez vous connecter dans votre système de gestion Shark.

Étape 2 : Cliquez sur l’option FORMULAIRES CONFIGURABLES de la page d’accueil.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton bleu AJOUTER pour créer un nouveau formulaire ou sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT du formulaire à modifier.

Par la suite, il y a plusieurs étapes pour créer le formulaire ou pour le modifier.

  • Remplissez la section INFORMATIONS avec le nom du formulaire et l’adresse de courriel qui sera associée à celui-ci. C’est cette adresse de courriel qui recevra toutes les demandes d’inscriptions.
  • Remplissez la section FORMULAIRE D’INSCRIPTION avec les dates de début et de fin (très important!!), si ce formulaire en sera un secret (vous devrez fournir un lien aux gens qui auront accès à ce formulaire), le type d’inscription (équipe ou individuel) ainsi que les boutons classe ou équipe sélectionnée par l’administrateur.
  • Pour une inscription d’équipe, vous pouvez cocher la case classe sélectionnée par l’administrateur si vous voulez déterminer la classe où l’équipe jouera.
  • Pour une inscription individuelle, c’est la même chose pour la case équipe sélectionnée par l’administrateur. Vous pourrez déterminer l’équipe manuellement.
  • Remplissez la section TEXTE À AFFICHER LORSQUE LE FORMULAIRE EST COMPLÉTÉ. Ce texte est un accusé de réception que le client verra lorsqu’il appuiera sur le bouton soumettre.

Cliquez sur enregistrer pour continuer.

Il reste quelques petites informations à ajouter avant d’aller travailler sur les éléments du formulaire et les inscriptions possibles.

  • Vous pouvez ajouter un bouton de redirection lorsque le formulaire est complété avec le lien URL et le libellé voulu.
  • Remplissez la section TEXTE SUPPLÉMENTAIRE SUR LE COURRIEL DE CONFIRMATION D’INSCRIPTION. Votre client recevra cette note personnalisée quand vous aurez accepté l’inscription.
  • Vous pouvez ajouter un bouton supplémentaire sur le courriel de confirmation d’inscription en remplissant les champs demandés.
  • Enfin, vous pouvez indiquer une note spéciale qui apparaîtra sur les factures de vos clients.

N’oubliez pas de cliquer sur enregistrer pour compléter cette autre étape.

La prochaine étape est de créer les éléments du formulaire. Cliquez sur l’option ÉLÉMENTS DU FORMULAIRE située sous le nom de la section.

Si vous débutez un nouveau formulaire, cliquez sur le bouton bleu AJOUTER pour débuter. Si vous désirez ajouter un nouvel élément à un formulaire existant, vous devez procéder de la même façon.

Voici ce que vous devez remplir…

  • Inscrivez le titre dans la section INFORMATIONS. Ce titre peut être utilisé pour séparer les différentes sections de votre formulaire.
  • Choisissez le type de donnée désiré pour cet élément du formulaire. Si vous n’êtes pas certains, sélectionnez le type texte.
  • Indiquez l’ordre numérique de cet élément dans votre formulaire. Si vous n’indiquez rien dans la case ordre, le système le placera en priorité 0 et l’élément apparaîtra en premier sur votre formulaire.
  • Inscrivez le libellé de cet élément du formulaire avec un maximum de 80 caractères.
  • Choisissez la correspondance d’inscription au besoin. Certains peuvent être obligatoires pour que votre formulaire fonctionne comme le courriel, la date de naissance, le nom du joueur et le numéro de téléphone, par exemple. (Un message d’erreur apparaîtra dans l’accueil de votre formulaire si vous n’avez pas associé la bonne correspondance d’inscription.)
  • Si vous avez configuré une liste configurable, vous pourrez la relier à cet élément du formulaire. Vous devez avoir choisi le type de donnée LISTE pour que le tout fonctionne.
  • La liste du système est reliée à des éléments qui concernent les équipes ou les joueurs.
  • Vous pouvez déterminer un nombre limite de caractères si vous le désirez.
  • Cochez les cases suivantes au besoin…
    • Obligatoire : Voulez-vous que le client soit obligé de répondre à cet élément du formulaire?
    • Pleine largeur : Voulez-vous que la case occupe la pleine largeur de la page?
    • Donnée sensible : À utiliser si des données personnelles sont indiquées dans cet élément du formulaire.
  • Dans la section NOTE, vous pouvez inscrire des informations qui vont apparaître sous cet élément du formulaire.

Lorsque cette étape est complétée, cliquez sur enregistrer.

Enfin, il reste à configurer les inscriptions possibles pour relier le formulaire à une saison, une catégorie, une équipe et un produit. C’est ce qu’il faut ajouter pour que le client puisse choisir la saison, la catégorie et/ou l’équipe lorsqu’il va remplir le formulaire.

Cliquez sur l’option INSCRIPTIONS POSSIBLES située sous le nom de la section.

Si vous débutez une nouvelle inscription possible, cliquez sur le bouton bleu AJOUTER pour débuter. Si vous désirez modifier une inscription possible d’un formulaire existant, vous cliquez sur l’icône MODIFIER UN ENREGISTREMENT.

Avant de vous expliquer les étapes, il est important de vous préciser un point pour créer une inscription possible.

Si vous ne spécifiez aucune catégorie et/ou équipe, l’utilisateur pourra la spécifier lors de son inscription. Si vous cochez la case admin seulement, l’utilisateur ne pourra pas sélectionner cette donnée mais l’administrateur devra la compléter lors de la confirmation de l’inscription.

  • Choisissez une saison.
  • Choisissez une catégorie. (au besoin)
  • Choisissez une équipe. (au besoin)
  • Choisissez le bon produit qui sera relié.
  • Vous pouvez inscrire un montant de dépôt dans la case appropriée.

N’oubliez pas de cliquer sur enregistrer.

Votre formulaire est complété et peut être relié à une page. Cette dernière devra être reliée à un élément du menu configurable pour qu’elle soit fonctionnelle.

Consultez les différentes questions pour vous aider à résoudre certains problèmes. N’hésitez pas à communiquer avec le service à la clientèle pour des points plus techniques.

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